2026년 9월 기준 · 시트랩이 직접 만든 양식입니다
「지난번 것까지 합치면 지금 얼마 남았죠?」 물건을 넘길 때마다 이 질문에 답하려고 예전 명세서를 뒤지고 있다면, 명세서 한 장 안에 잔액까지 적어 두는 쪽이 편합니다. 이 양식은 이번에 넘긴 물건의 금액과 함께 지난번까지 남은 돈, 이번에 받은 돈, 그래서 남은 돈을 한 장에 적는 거래명세서입니다.
엑셀 파일에서는 품목 줄의 공급가액·세액과 이번 거래 합계, 그리고 「전 잔액 + 이번 합계 − 입금액」으로 셈한 잔액이 노란 칸에 채워집니다. 식자재처럼 부가세가 붙는 품목과 붙지 않는 품목이 한 번에 오가는 거래라면 줄마다 과세·면세를 골라 한 장에 담을 수 있습니다. 출력해서 쓰실 분은 PDF를 받으세요.
파일: 엑셀(xlsx) · 시트 두 개(거래명세서 / 예시), 인쇄용 PDF · A4 한 장(품목 줄은 엑셀 15줄, PDF 13줄)
칸: 보관용 표시 / 거래일·번호 / 공급받는 자(등록번호·상호·대표자·주소·연락처) / 공급자(등록번호·상호·대표자·사업장 주소·업태와 종목·연락처) / 부가세 별도·포함 / 월/일·품목·규격·수량·단가·과세·면세·공급가액·세액·비고 / 전 잔액·입금액·잔액 / 받은 사람·받은 날
칸별 쓰는 법
- 보관용 표시: 같은 내용으로 두 장을 뽑아 한 장에는 「공급자 보관용」, 다른 한 장에는 「공급받는 자 보관용」을 표시하고 한 장씩 나눠 가집니다.
- 공급받는 자·공급자: 물건을 받는 쪽이 왼쪽, 넘기는 쪽이 오른쪽입니다. 공급자 칸에는 사업자등록증에 적힌 대로 등록번호와 상호, 업태·종목을 옮깁니다. 받는 쪽도 사업자라면 왼쪽 등록번호 칸을 채우고, 개인이면 비워 둡니다.
- 부가세 별도·포함: 거래처와 부가세를 뺀 공급가로 단가를 정했다면 「별도」, 부가세를 넣은 값으로 정했다면 「포함」입니다. 한 장 전체에 한 번만 고릅니다.
- 과세·면세: 흰 우유처럼 면세인 품목이 섞이면 그 줄만 「면세」로 고릅니다. 면세 줄은 세액이 0원으로 계산되고, 나머지 과세 줄에만 부가세가 붙습니다.
- 월/일·품목·수량·단가: 며칠에 걸쳐 넘긴 물건을 한 장에 모을 때는 줄마다 넘긴 날을 적습니다. 엑셀에서는 9/28처럼 넣으면 됩니다. 수량과 단가에는 숫자만 넣어야 합계까지 계산됩니다.
- 전 잔액·입금액·잔액: 전 잔액에는 지난번 명세서의 잔액을, 입금액에는 이번에 받은 돈을 넣습니다. 잔액은 저절로 계산됩니다.
- 받은 사람·받은 날: 물건을 받은 사람이 서명하고 날짜를 적습니다. 받는 쪽이 물건을 확인했다는 표시는 이 칸 하나뿐입니다.
이 양식은 거래 내용을 서로 확인하는 표이고 세금계산서가 아닙니다. 엑셀과 PDF 아래쪽에도 그렇게 적어 두었습니다. 세금계산서를 주고받아야 하는 거래라면 국세청 안내에 따라 따로 발급하세요.
보관 기간은 국세기본법 제85조의3에 기준이 있습니다. 납세자는 각 세법에서 정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부와 증거서류를 갖춰 두고, 그 거래가 속한 과세기간 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간(역외거래는 7년간) 보존해야 합니다(같은 항 단서에 예외가 있습니다). 조문으로 확인한 것은 여기까지이고, 거래명세서가 어느 세법에서 말하는 증거서류로 다뤄지는지는 조문에 서류 이름이 나오지 않아 이 페이지에서 가르지 않습니다.
채운 예시
아래는 가상의 예시입니다. 식자재를 넘기는 가게가 동네 카페에 이틀 동안 물건을 대고, 지난달 남은 돈 150,000원을 이번에 받았다고 가정했습니다. 엑셀의 「예시(가상)」 시트도 이 값으로 채워 두었습니다.
| 월/일 | 품목 / 규격 | 수량 | 단가 | 과세·면세 | 공급가액 | 세액 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 9/26 | 원두 (블렌드) / 1kg | 3 | 25,000원 | 과세 | 75,000원 | 7,500원 |
| 9/26 | 종이컵 / 1,000개입 | 2 | 30,000원 | 과세 | 60,000원 | 6,000원 |
| 9/27 | 흰 우유 / 1L | 12 | 2,500원 | 면세 | 30,000원 | 0원 |
부가세 「별도」로 두면 공급가액 165,000원, 세액 13,500원, 이번 거래 합계 178,500원이 나옵니다. 전 잔액과 입금액에 똑같이 150,000원을 넣었으니 잔액은 이번 합계와 같은 178,500원이고, 다음 명세서를 쓸 때는 이 숫자가 전 잔액이 됩니다.
- 면세 품목 줄을 과세로 둔 채 보내면, 받는 쪽이 낼 돈에 붙지 않아야 할 세액이 붙어 나갑니다.
- 입금액을 비워 두고 합계만 적으면, 다음 달 전 잔액을 옮길 때 이미 받은 돈이 또 더해집니다.
- 한 장만 뽑아 넘기는 쪽만 가지고 있으면, 금액을 두고 말이 다를 때 받는 쪽은 맞춰 볼 서류가 없습니다.
- 받은 사람 서명 없이 물건만 두고 오면, 나중에 「그날 그 물건은 안 왔다」는 말이 나왔을 때 내밀 수 있는 것이 넘긴 쪽의 기록뿐입니다.
양식 내려받기
거래처가 여럿이라 잔액을 거래처별로 이어서 쌓거나, 자주 넘기는 품목을 목록에서 고르게 하고 싶을 때는 카카오톡 「시트랩」 채널로 물어보세요. 우리 품목과 거래처에 맞게 엑셀을 고쳐 드립니다. 카카오톡 채널 시트랩
