주간보고 맨 윗줄에는 이번 주에 한 일보다 막혀 있는 일을 먼저 적는 편이 쓸모가 있습니다. 순서 하나 바꾸는 일이지만 읽는 사람의 반응이 달라지고, 나중에 쓴 사람 손에 남는 것도 달라집니다.
금요일 오후에 주간보고 칸을 채우면서 「이걸 누가 읽기는 하나」 싶으면 지난주 보고를 복사해 날짜와 몇 줄만 바꾸고 싶어집니다. 한 일만 죽 이어진 보고는 누가 읽더라도 별 반응 없이 넘어가기 쉽습니다. 「잘하고 있구나」 하고 닫으면 끝이니까요. 읽는 사람이 할 일이 없는 문서라서 그렇습니다.
막힌 것을 맨 위에
막힌 것이 맨 위에 있으면 팀장이 보고를 열자마자 자기가 풀어 줘야 할 일부터 보게 됩니다. 아래는 가상의 예시입니다.
- [막힘] 거래처 견적 회신 없음(9/22 요청). 이번 주 안에 안 오면 다음 주 납품 일정이 밀림. 팀장님이 거래처 팀장께 한 번 연락해 주시면 풀릴 것 같음.
- [진행] 10월 박람회 참가 신청서 작성 중, 목요일 제출 예정.
- [완료] 신제품 설문 응답 입력 끝냄(응답 120건).
같은 내용이 한 일 목록 맨 끝에 「거래처 회신 대기」로만 적혀 있었다면 팀장은 그 줄까지 내려오기 전에 보고를 닫았을 수도 있습니다. 그러면 다음 주 일정이 밀린 뒤에야 처음 듣는 이야기가 됩니다.
막힌 것은 무엇이 막혔는지만 쓰고 끝내지 마세요. 그대로 두면 무엇이 밀리는지, 누가 무엇을 해 주면 풀리는지까지 붙여야 읽는 사람이 움직일 수 있습니다. 「회신 없음」만 있으면 걱정만 하게 되고, 「팀장님이 한 번 연락」까지 있으면 그날 전화 한 통으로 끝날 수도 있습니다.
언제부터 막혔는지는 「사흘째」보다 「9/22 요청」처럼 날짜로 적어 두세요. 「사흘째」는 다음 주에 다시 읽으면 며칠째인지 새로 따져야 하지만 날짜는 언제 읽어도 그대로입니다. 막힌 게 풀린 주에는 그 줄을 바로 지우지 말고 「[풀림] 9/25 회신 받음」처럼 한 주 더 남겨 두면 언제 막혔다가 언제 풀렸는지가 보고 안에 이어서 남습니다. 막힌 게 없는 주라면 「막힘 없음」 한 줄이면 됩니다.
막힌 이유가 윗사람의 결재나 다른 부서의 답일 때는 적기가 망설여질 수 있습니다. 그럴 때는 누구 탓인지를 빼고 날짜와 영향만 적으면 됩니다. 「○○ 품의 결재 대기(9/23 올림). 이번 주 안에 결재되면 10월 첫 주 발주 가능」처럼 쓰면 재촉하는 말 없이도 읽는 사람이 무엇을 하면 되는지 알 수 있습니다.
양식이 위에서 정해져 내려와 막힘 칸을 새로 만들 수 없다면, 첫 칸 맨 앞에 「[막힘]」 한 줄을 끼워 넣는 정도는 해 볼 수 있습니다. 다만 그 한 줄을 받는 사람이 반가워할지, 양식을 흐트러뜨렸다고 여길지는 올려 보기 전에는 알 수 없습니다.
진행 중인 일에는 숫자를
「견적 비교 진행 중」이라는 줄은 매주 그대로 올라가도 그사이 무엇이 바뀌었는지 알 수 없습니다. 「견적 요청한 4곳 중 2곳 회신, 나머지 2곳은 목요일까지 기다림」이라고 쓰면 얼마나 왔고 언제쯤 끝날지가 한 줄에 보입니다. 이 숫자도 가상의 예시입니다. 다음 주 보고에 「4곳 중 4곳 회신, 비교표 팀장님께 드림」이 올라가면 두 보고를 나란히 놓는 것만으로 한 주 동안 일이 어디까지 갔는지가 드러납니다.
숫자를 따로 재야 한다는 뜻은 아닙니다. 몇 곳에 보냈는지, 몇 건 가운데 몇 건을 끝냈는지, 며칠에 시작했는지처럼 이미 알고 있는 것을 붙이면 됩니다. 정확히 세지 않았다면 「약 120건」처럼 어림이라고 밝혀 두세요. 이렇게 쌓인 숫자는 나중에 평가표나 경력기술서를 쓸 때도 거의 그대로 옮겨 쓸 수 있습니다.
나중에 근거가 되는 기록
일정이 밀려 「왜 미리 말하지 않았느냐」는 말을 들었다고 해 봅시다. 그때 「9월 22일에 요청했고 그 주 보고 맨 위에 적어 두었습니다」라고 날짜를 짚어 답할 수 있으면, 대화가 누구 탓인지를 따지는 쪽에서 이제 어떻게 풀지를 정하는 쪽으로 넘어갈 여지가 생깁니다.
말로 전한 것은 흔적이 남지 않고, 메신저로 보낸 것은 대화가 쌓이면 다시 찾기 어렵습니다. 날짜가 찍힌 채 한 주에 한 편씩 쌓이는 주간보고는 그에 비하면 찾기 쉬운 기록입니다. 급한 일을 말로 먼저 알렸더라도 그 주 보고에 한 줄 남겨 두는 걸 권합니다. 금요일에 보고를 쓰기 전에 이번 주 메신저에서 「급해요」나 「언제 돼요?」가 오간 대화만 훑어보면, 보고에 옮길 줄을 거기서 찾기 쉽습니다.
