이력서를 한글 파일 그대로 올려도 될까요, PDF로 바꿔야 할까요? 파일 이름은 「이력서.hwp」로 둬도 괜찮을까요? 서류 마감 직전에 이런 것이 갑자기 마음에 걸릴 때가 있습니다.
그럴 때는 채용 공고부터 다시 열어 보세요. 채용 사이트나 기관, 회사마다 요구하는 제출 형식이 다르고, 공고에 적힌 형식이 있다면 그게 가장 우선입니다. 이 글에서 권하는 방법은 공고에 따로 정해 둔 것이 없을 때 참고하는 기본값입니다. 공고와 이 글이 다르면 언제나 공고를 따르세요.
공고에서 먼저 확인할 것
제출 형식은 공고 본문이나 첨부 파일 가운데 「제출 서류」 「유의 사항」 같은 부분에서 찾을 수 있습니다. 아래 항목이 적혀 있는지 차례로 봅니다.
- 파일 형식: 한글(hwp), 워드(docx), PDF 가운데 무엇으로 내라는지
- 지정 양식: 기관이나 회사가 만든 양식 파일을 내려받아 채우라는지
- 파일 이름 규칙: 이름에 무엇을 어떤 순서로 넣으라는지
- 파일 크기와 개수: 용량 제한이 있는지, 여러 서류를 한 파일로 합치라는지 따로 올리라는지
- 사진과 인적 사항: 넣으라는지, 넣지 말라는지
지정 양식이 있다면 칸을 지우거나 순서를 바꾸지 말고 그 양식 그대로 채우는 편이 안전합니다. 블라인드 채용처럼 인적 사항을 가리는 전형이라면 파일 이름이나 본문에 이름, 학교, 사진을 넣어도 되는지까지 공고의 안내를 따르세요.
정해진 형식이 없다면 PDF를 권합니다
한글이나 워드 파일은 받는 쪽 컴퓨터에 따라 모양이 달라질 수 있습니다. 받는 쪽에 그 프로그램이 없으면 파일이 아예 열리지 않을 수 있고, 내가 쓴 글꼴이 받는 쪽 컴퓨터에 없으면 다른 글꼴로 바뀌면서 줄 간격이나 쪽 나눔이 어긋나기도 합니다. 한 쪽에 맞춰 둔 이력서가 두 쪽으로 넘어가거나 표가 쪽 경계에서 잘려 보이는 식입니다. PDF는 만든 사람이 보던 모양에 가깝게 고정해 두는 형식이라 이런 어긋남이 덜합니다.
PDF로 바꾸는 메뉴는 아래와 같습니다.
- 한글: 파일 → PDF로 저장하기 (한컴 도움말)
- 워드: 파일 → 다른 이름으로 저장(이미 저장해 둔 파일이면 복사본 저장) → 파일 형식 목록에서 PDF → 저장 (마이크로소프트 지원 문서)
프로그램 버전에 따라 메뉴 이름이나 자리가 조금 다를 수 있습니다.
바꾼 PDF는 다른 기기에서 열어 봅니다
바꾼 PDF를 내 컴퓨터에서만 열어 보면 놓치는 것이 생길 수 있습니다. 한컴 도움말에 따르면 PDF에는 글꼴 제공업체가 포함을 허가한 글꼴만 넣을 수 있고, OTF 글꼴이 들어간 문서는 PDF로 바꿀 때 그 글꼴이 다른 글꼴로 바뀌어 표시됩니다. 글꼴이 PDF 안에 들어가지 못했더라도 내 컴퓨터에는 그 글꼴이 깔려 있으니 내 화면에서는 멀쩡해 보일 수 있다는 점이 문제입니다. 그래서 확인은 휴대폰이나 다른 컴퓨터에서 여는 쪽을 주로 하세요. 처음부터 끝까지 넘기며 쪽수가 늘지 않았는지, 표나 사진이 잘리거나 빠지지 않았는지, 글꼴이 바뀐 곳은 없는지를 봅니다.
한글 파일로 내라고 했다면
공고가 한글 파일로 내라고 했다면 PDF로 바꾸지 않습니다. 받는 쪽에서 수정할 수 있는 파일이 필요한 사정이 있을 수 있으니까요. 한글 파일은 hwp로도 hwpx로도 저장할 수 있습니다. 한컴 FAQ에 따르면 한글을 새로 설치할 때 기본 선택값은 hwpx이고(이미 깔린 한글을 업데이트한 경우에는 hwp가 그대로 기본), 도구 → 환경설정 → 파일의 「다음 형식으로 파일 저장」에서 바꿀 수 있습니다. 공고가 확장자까지 적어 두었다면 그 형식으로 맞춰 저장하세요. 저장한 뒤에는 그 파일을 다시 열어 모양이 깨진 곳이 없는지 확인하고, 흔하지 않은 글꼴은 기본 글꼴로 바꿔 두면 받는 쪽에서 모양이 어긋날 일이 줄어듭니다.
파일 이름 짓는 법
받는 쪽은 여러 지원자의 파일을 한 폴더에 모아 볼 수 있습니다. 「이력서.pdf」나 「자기소개서_최종.pdf」 같은 이름은 그 폴더 안에서 누구 파일인지 알 수 없고, 다른 지원자의 같은 이름 파일과 겹칠 수도 있습니다. 공고에 파일 이름 규칙이 없다면 이름_지원분야_서류종류_날짜 순서를 기본으로 잡아 보세요.
- 이름을 맨 앞에 둡니다. 받는 쪽에서는 누구 파일인지가 가장 먼저 필요합니다.
- 지원 분야는 공고에 적힌 이름 그대로 짧게 씁니다.
- 서류 종류는 이력서, 자기소개서, 경력기술서처럼 적어서 여러 파일을 낼 때 서로 구분되게 합니다.
- 날짜는 연월일 여섯 자리(예: 260927)로 붙입니다.
- 「최종」 「수정」 같은 말은 붙이지 않습니다. 받는 쪽에는 필요 없는 말이고 고친 흔적만 드러납니다.
- 띄어쓰기 대신 밑줄(_)을 쓰고, 슬래시(/)나 물음표 같은 기호는 넣지 않습니다. 윈도에서는 이런 기호 일부를 파일 이름에 아예 쓸 수 없습니다.
아래는 가상의 예시입니다. 김하늘이라는 지원자가 회계 직무에 이력서와 자기소개서를 따로 올린다고 가정했습니다.
- 김하늘_회계_이력서_260927.pdf
- 김하늘_회계_자기소개서_260927.pdf
낸 파일은 따로 한 부 남겨 두세요. 면접관 손에 있는 건 그 회사에 낸 판본이라서, 그 뒤에 자소서를 여러 번 고쳤더라도 면접 전에는 그때 낸 판본을 다시 읽어야 합니다. 어느 회사에 어떤 판본을 냈는지 파일 이름만으로 가려지게 하는 방법은 파일 이름 규칙표에 정리해 두었습니다.
이 글에서 말한 양식은 무료로 받아 쓸 수 있습니다. 파일 이름 규칙표(엑셀) 내려받기 →
채용 사이트에 올린 파일을 담당자가 사이트 안의 미리보기로 보는지, 내려받아 자기 컴퓨터에서 여는지는 회사 안의 일이라 확인할 길이 없었습니다. 휴대폰과 다른 컴퓨터 양쪽에서 열어 보기를 권한 것도 그래서입니다.
올리기 직전에는 파일을 한 번 더 열어 본문에 적힌 회사 이름이 지금 지원하는 곳이 맞는지도 보세요. 다른 회사에 냈던 자소서를 고쳐 쓰다 보면 앞 회사 이름이 한 군데쯤 남아 있기 쉽고, 그건 파일 형식보다 훨씬 눈에 띄는 실수입니다.
