받은편지함에 메일 다섯 통이 나란히 와 있습니다. 아래 제목들은 가상의 예시입니다.
- 견적서 건
- [영업팀] 협조 요청드립니다
- 확인 부탁드립니다
- [재송부] 확인 부탁드립니다!!
- [회신 요청 10/2(금)까지] 견적서 3번 항목 금액 확인
제목만 보고 무엇을 해야 하는지 알 수 있는 메일은 맨 아래 하나입니다. 나머지는 열어서 읽어 봐야 할 일이 나오고, 끝까지 읽어도 안 나올 수 있습니다. 바쁜 날에는 이런 메일부터 「이따 보자」로 밀려나기 쉽습니다.
「확인 부탁드립니다」가 잘 안 통하는 이유
이 제목에는 무엇을 확인해야 하는지, 언제까지인지, 확인한 다음 답장을 하라는 건지 결재를 하라는 건지가 모두 빠져 있습니다. 받는 사람이 그 빈칸을 직접 채워야 하지요. 첨부 파일을 열어 어디를 봐야 하는지 찾고, 급한 건지 가늠하고, 답을 해야 하는지 판단하는 일이 전부 받는 쪽 몫이 됩니다. 생각을 해야 하는 메일은 생각할 틈이 날 때까지 뒤로 밀립니다.
다시 보낼 때 「재송부」나 느낌표를 붙이는 것도 크게 도움이 되지 않습니다. 급하다는 건 전해지지만 무엇을 해야 하는지는 여전히 제목에 없기 때문입니다.
제목 맨 앞에 할 일과 기한
제목 맨 앞 대괄호에 받는 사람이 할 일과 기한을 넣고, 그 뒤에 무엇에 대한 건지를 짧게 붙여 보세요. 메일을 열지 않고 제목만 봐도 상대의 할 일 목록에 올라갈 수 있게 만드는 겁니다. 아래도 가상의 예시입니다.
- 「견적서 건」을 「[회신 요청 10/2(금)까지] 견적서 3번 항목 금액 확인」으로
- 「협조 요청드립니다」를 「[자료 요청 9/30(수)까지] 3분기 출고 수량 엑셀」로
- 「회의 관련」을 「[참석 여부 회신 10/1(목)까지] 10/7(수) 오후 2시 신제품 회의」로
- 「검토 부탁드립니다」를 「[택1 회신 10/5(월)까지] 전단 시안 A·B」로
「3번 항목」처럼 볼 곳을 좁혀 주는 것도 도움이 됩니다. 첨부 파일 전체를 다 읽어야 하는 메일에 비해 한 군데만 보면 되는 메일은 「지금 잠깐 보고 답하자」 쪽으로 기울기 쉽습니다.
답이 없어 다시 보낼 때도 같은 방식으로 제목을 새로 씁니다. 처음 메일을 그대로 전달하기만 하면 받는 사람은 같은 빈칸을 한 번 더 채워야 합니다. 「[회신 요청 10/2(금)까지] 견적서 3번 항목 금액 확인 (9/28 메일 다시 보냄)」처럼 할 일과 기한을 앞에 두고, 본문 첫 줄에서 「3번 항목만 봐 주시면 됩니다」라고 볼 곳을 한 번 더 짚어 주세요.
처음 연락하는 바깥 거래처에 보내는 첫 메일에도 제목에 대괄호로 기한을 붙여도 괜찮은지는 판단할 근거를 찾지 못했습니다. 그런 메일이라면 제목에는 무엇에 대한 건지만 적고, 할 일과 기한은 본문 첫 줄로 옮기는 방법도 있습니다.
본문은 부탁부터
본문이 「안녕하세요. 지난번 회의에서 논의되었던 건과 관련하여 저희 쪽에서 내부 검토를 진행한 결과」로 시작하면 받는 사람은 부탁이 무엇인지 알기 위해 몇 줄을 더 내려가야 하고, 그쯤에서 창을 닫고 나중으로 미루기 쉽습니다.
부탁을 맨 앞에 두고 배경은 아래로 내리세요.
「견적서 3번 항목 금액만 확인 부탁드립니다. 10월 2일 금요일까지 회신 주시면 그대로 발주하겠습니다. (배경은 아래에 적었습니다)」
인사말 한 줄은 있어도 괜찮습니다. 받는 사람이 첫 두세 줄 안에서 부탁을 찾을 수 있으면 됩니다. 배경 설명은 상대가 궁금할 때 내려가서 읽을 수 있게 아래에 두면 충분합니다.
고를 것을 두 개로 줄이기
제목과 첫 줄을 고쳐도 답이 늦는 메일이 있습니다. 「어떻게 할까요?」처럼 받는 사람이 답을 처음부터 생각해 내야 하는 메일이 그렇습니다. 이럴 때는 고를 수 있는 안을 두 개로 추려서 보내 보세요. 아래도 가상의 예시입니다.
「A안: 25일 납품, 추가 비용 없음 / B안: 30일 납품, 검수 한 번 더. 둘 중 하나만 골라 회신 주시면 그대로 진행하겠습니다.」
받는 사람은 두 줄만 읽고 「A로 해 주세요」 한마디로 답할 수 있습니다. 기한까지 답이 없을 때 어떻게 할지를 한 줄 덧붙이는 방법도 있습니다. 「10월 2일까지 회신이 없으면 A안으로 진행하겠습니다」 같은 문장입니다. 상대에 따라서는 혼자 정해 버린다고 느낄 수 있으니 관계를 보아 가며 쓰세요.
바쁜 사람에게 메일은 읽을거리보다 처리할 일에 가깝고, 처리하기 쉬운 메일부터 손이 가기 마련입니다.
