시말서 양식 무료 다운로드 (한글·워드·PDF): 사실·원인·재발 방지·본인 의견을 나눠 적는 칸

2026년 9월 기준 · 시트랩이 직접 만든 양식입니다

표준국어대사전은 시말서를 「잘못을 저지른 사람이 사건의 경위를 자세히 적은 문서」로 풀이하고, 비슷한 말로 「사과장」을 듭니다. 그래서 시말서를 쓰라는 말을 들으면 사과 문장부터 떠올리기 쉽습니다. 하지만 사과가 길고 무슨 일이 있었는지가 흐릿하면 읽는 사람은 다시 물어야 합니다. 이 양식은 사실, 원인, 결과, 이미 한 조치, 재발 방지, 본인 의견을 칸으로 나눠 사과보다 사실이 먼저 오게 했습니다.

회사에 정해진 시말서 양식이 있으면 그 양식을 씁니다. 정해진 것이 없을 때 이 파일에 적어 내면 되고, 출력해서 손으로 쓸 수 있게 칸을 넉넉히 잡았습니다.

시말서와 경위서는 무엇이 다른가

사전 뜻만 보면 경위서는 「일이 벌어진 경위를 적은 서류」라 잘못을 전제로 하지 않고, 시말서는 잘못을 저지른 사람이 쓰는 문서입니다. 그런데 회사에서 두 이름이 쓰이는 자리는 겹칩니다. 고용노동부가 2025년 3월에 낸 표준 취업규칙은 징계의 한 종류인 견책을 일반 근로자용에서는 「경위서를 받고 문서로 견책한다」, 같은 파일의 단시간 근로자용에서는 「시말서를 받고 문서로 견책한다」고 적었고, 두 곳 모두 사업장에 따라 달리 정할 수 있다고 덧붙였습니다. 어느 문서를 언제 쓰는지는 결국 회사 취업규칙이 정합니다.

상시 10명 이상 사업장은 표창과 제재에 관한 사항을 취업규칙에 넣어 신고하게 되어 있습니다(근로기준법 제93조 제12호). 내 회사에서 시말서가 징계 절차의 하나인지 단순한 보고인지는 취업규칙의 제재(징계) 부분을 먼저 찾아보고, 없으면 인사 담당자에게 물어보세요.

칸별 쓰는 법

• 일시·장소: 정확한 시각을 모르면 분 칸 뒤에 「쯤」을 붙여 짐작이라는 게 드러나게 씁니다.
• 무슨 일이 있었나: 누가, 무엇을, 어떻게 했는지 확인된 사실만 적습니다. 「부주의로」 같은 평가하는 말은 빼고 원인 칸으로 넘깁니다.
• 왜 그렇게 됐나: 내 쪽 원인과 절차 쪽 원인을 나눠 적습니다.
• 결과와 영향·이미 한 조치: 누구에게 어떤 손해나 불편이 생겼는지, 알고 나서 바로 무엇을 했고 누구에게 알렸는지 적습니다.
• 다시 생기지 않게 할 일: 「앞으로 주의하겠습니다」 대신 무엇을 바꿀지 적습니다.
• 본인 의견: 사실과 다르게 알려진 부분이나 사정이 있으면 적습니다. 없으면 비워 둡니다.

채운 예시

아래는 가상의 예시입니다. 물류팀 직원이 재고 수량을 실물과 대조하지 않고 보고서에 옮겨 적어, 같은 상품이 한 주에 두 번 발주된 일이라고 가정했습니다.

시말서가 몇 년 동안 보관되고 인사 기록에 어떻게 남는지는 회사 규정이 정할 일이라 이 양식이 다루는 범위 밖입니다. 인사 담당자에게 묻는 것이 가장 빠릅니다.

징계를 두고 다툼이 생겼을 때의 절차는 사업장 규모에 따라 다릅니다. 근로기준법 제23조 제1항은 정당한 이유 없는 해고·휴직·정직·전직·감봉 그 밖의 징벌(부당해고등)을 금지하고, 제28조는 부당해고등이 있으면 노동위원회에 구제를 신청할 수 있으며 그 신청은 부당해고등이 있었던 날부터 3개월 이내에 해야 한다고 정합니다. 이 두 조항은 상시 5명 이상 사업장에 적용되고, 상시 4명 이하 사업장 적용 목록(시행령 별표 1)에는 없습니다. 5명 이상 사업장이라면 노동위원회나 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350, 누리집에 유료로 표기)에 절차를 물어보세요.

회사가 경위서라는 이름으로 내라고 했다면 경위서 양식을 쓰세요. 두 양식은 칸 구성이 다를 뿐, 어느 이름으로 낼지는 회사 취업규칙이 부르는 이름을 따릅니다.

경위서 양식 페이지 보기 →

양식 내려받기

한글과 워드 파일은 칸에 바로 입력할 때, PDF는 출력해서 손으로 쓸 때 씁니다.