인수인계서에 적힌 「사진 공모전 운영」 한 줄과 「심사위원 세 명 중 두 명 수락, 남은 한 명은 답을 기다리는 중」 한 줄은 같은 일을 가리킵니다. 받는 사람이 다음 날 아침 바로 손댈 수 있는 쪽은 뒤의 줄입니다. 이 글에 나오는 회사와 사람, 일정은 모두 가상의 예시입니다.
흔히 보는 인수인계서는 담당 업무 목록입니다. 홍보 담당이라면 「보도자료 배포」 「SNS 계정 운영」 「행사 협찬 문의 응대」처럼 일의 이름만 적혀 있지요. 받는 사람은 그런 일이 있다는 건 알게 됩니다. 하지만 지금 어디까지 와 있는지, 막히면 누구에게 물어야 하는지는 여전히 모릅니다. 목록 옆에 아래 다섯 가지를 채워 두는 걸 권합니다.
진행 중인 일: 어디까지 왔고 다음은 무엇인지
진행 중인 일마다 지금 상태, 다음에 할 일, 기한, 관련 메일이나 파일을 붙입니다.
- 연말 사진 공모전: 심사위원 세 명 중 두 명 수락, 한 명은 답을 기다리는 중. 11월 5일 공고 전까지 확정해야 포스터에 이름을 넣을 수 있음. 관련 메일 제목 「사진 공모전 심사 요청」.
이 한 줄이 있으면 받는 사람은 남은 심사위원에게 연락하는 일부터 하면 된다는 걸 압니다. 「사진 공모전 운영」이라고만 적혀 있었다면 메일함을 한참 뒤져야 알 수 있는 내용입니다.
연락처: 무슨 일로 연락 오는 사람인지
이름과 전화번호만 늘어놓은 명단으로는 누구에게 무엇을 물어야 할지 알기 어렵습니다. 이름과 소속 옆에 무슨 일로 연락이 오는지, 대략 언제쯤 오는지를 함께 적어 두세요. 「정○○, ○○인쇄소 담당, 포스터·현수막 교정본 확인 때문에 인쇄 들어가기 전날쯤 연락 옴」처럼요.
회사 안 사람도 넣습니다. 디자인을 맡기는 옆 팀 담당자나 누리집 게시판을 관리하는 전산 담당처럼 업무 목록에는 안 보이다가 일이 막히면 가장 먼저 찾게 되는 사람들입니다.
자주 연락하는 바깥 사람에게는 떠나기 전에 담당자가 바뀐다는 안내를 직접 보내 두세요. 후임 이름과 연락처, 바뀌는 날짜를 넣고 후임을 참조로 걸어 두면 받는 사람이 첫 연락을 마냥 기다리지 않아도 됩니다.
거래처 담당자의 개인 휴대전화 번호를 인수인계서에 적어도 되는지는 이 글에서 판단하지 못합니다. 적기 전에 회사 보안 규정을 먼저 확인하세요. 비밀번호는 인수인계서에 그대로 적지 말고 회사가 정한 방법으로 넘기는 편이 안전합니다.
파일 위치: 경로를 그대로
「공유 폴더에 있음」은 위치를 알려 주는 말이 되기 어렵습니다. 공유 폴더 안에도 폴더가 여러 겹이기 때문입니다. 탐색기 주소창을 누르면 나오는 경로를 그대로 복사해 붙여 두면 받는 사람이 한 번에 찾아갈 수 있습니다. 가상의 예시로 적으면 「Z:\홍보\공모전\2026」이나 「\\서버이름\공유\홍보\공모전\2026」 같은 모양입니다. 이름이 비슷한 파일이 여러 개라면 어느 것이 지금 실제로 쓰는 판인지도 표시해 주세요.
완성품 예시: 끝이 어떤 모양인지
매달이나 행사 때마다 나가는 문서는 지난번에 실제로 나간 완성본을 하나씩 붙여 두세요. 배포한 보도자료, 누리집에 올린 공고문, 결재가 끝난 결과 보고서 같은 것들입니다. 지난번 완성본이 곁에 있으면 받는 사람은 이번에 무엇을 만들어 내야 하는지부터 알고 시작할 수 있어서, 긴 설명보다 완성본 하나가 더 빨리 통할 때가 있습니다.
해마다 한 번만 돌아오는 일도 따로 적습니다. 연례 행사나 매체 광고 계약 갱신처럼 몇 달 동안 한 번도 안 보이다가 갑자기 닥치는 일은 넘겨받은 사람이 미리 알 길이 없습니다. 몇 월에 무엇이 있는지 달력처럼 한 장에 적어 두면 됩니다.
아직 안 끝난 것: 말로 한 약속까지
가장 빠지기 쉬운 건 문서 밖에만 있는 일입니다. 「다음 주에 수정한 시안 다시 보내 드릴게요」처럼 전화로 한 약속, 답을 기다리는 메일, 아직 들어오지 않은 돈이나 아직 보내지 않은 돈 같은 것들이지요.
이런 일은 머릿속에만 있어서 목록을 만들 때 잘 떠오르지 않습니다. 보낸편지함과 통화 기록을 최근 것부터 훑으면서 「상대가 나를 기다리고 있는 것」과 「내가 상대를 기다리고 있는 것」을 나눠 적어 두면, 넘긴 뒤에 「그때 약속하신 건 어떻게 됐나요」라는 연락이 영문 모르는 후임에게 떨어지는 일을 줄일 수 있습니다.
다 쓴 인수인계서는 메일로 보내고 끝내지 말고 받는 사람과 마주 앉아 한 번 같이 읽어 보세요. 읽다가 받는 사람이 「이건 어디 있어요?」 하고 되묻는 자리가 곧 빠진 자리입니다. 그 자리를 그날 채워 넣으면 됩니다.
반대로 인수인계서 한 장 없이 자리에 들어가게 되셨다면, 넘겨받는 쪽에서 첫 3일 동안 무엇부터 볼지 순서를 정해 둔 체크리스트를 참고해 보세요.
이 글에서 말한 양식은 무료로 받아 쓸 수 있습니다. 첫 3일 체크리스트(한글·엑셀) 내려받기 →
