파일 이름을 「날짜_문서_버전_보낸 곳」 네 칸으로 붙이다 보면 규칙표만으로는 답이 안 나오는 질문이 몇 가지 생깁니다. 버전 번호는 저장할 때마다 올리는지, 상대가 고쳐서 돌려보낸 파일에는 어떤 이름을 붙이는지, 폴더는 어떻게 나누는지, 여럿이 한 문서를 돌려 가며 고칠 때는 누가 번호를 올리는지 같은 것들입니다. 네 칸 규칙 자체와 칸을 채우면 이름이 저절로 만들어지는 엑셀 규칙표는 따로 정리해 두었으니, 이 글은 그다음 이야기를 다룹니다.
이 글에서 말한 양식은 무료로 받아 쓸 수 있습니다. 파일 이름 규칙표(엑셀) 내려받기 →
버전 번호는 파일이 손을 떠날 때 올립니다
저장할 때마다 번호를 올리면 하루에도 v1부터 v9까지 생기고, 그중 어느 판이 의미 있는 판이었는지 다시 알 수 없게 됩니다. 같은 판을 고치는 동안에는 몇 번을 저장하든 번호를 그대로 두세요. 번호를 올리는 때는 두 경우면 충분합니다. 밖으로 보낸 판을 더 고쳐야 할 때, 그리고 받은 의견을 반영하거나 방향을 크게 바꾸기 시작할 때입니다. 앞의 경우는 보낸 판을 그대로 남기기 위해서이고, 뒤의 경우는 고치다 틀어졌을 때 돌아갈 자리를 남기기 위해서입니다.
받은 파일은 「받은 것」 폴더에 온 이름 그대로
상대가 고쳐서 돌려보낸 파일은 먼저 온 이름 그대로 「받은 것」 폴더에 한 부 넣어 둡니다. 그 파일을 바탕으로 고칠 때는 작업 폴더에 날짜와 문서 이름, 다음 버전 번호를 붙인 새 이름으로 저장하고, 마지막 칸은 비워 둡니다. 마지막 칸은 밖으로 나간 파일에만 붙이는 칸이라서, 받은 파일에까지 거래처 이름을 붙이면 나중에 무엇을 보냈는지 찾을 때 받은 파일이 함께 섞여 나옵니다. 어디서 온 파일인지는 「받은 것」 폴더의 원본과 받은 메일이 알려 줍니다.
폴더는 건마다 하나, 그 안에 「받은 것」 하나
아래는 가상의 예시입니다. 한 협회에 행사 기획안을 보내고 의견을 받아 다시 고치는 중이라고 가정했습니다.
- 261002_협회행사기획안 (폴더)
- 261002_기획안_v1.hwp
- 261005_기획안_v2_협회제출.hwp
- 261007_기획안_v3.hwp
- 받은 것 (폴더): 기획안_협회의견.hwp
v2를 협회에 보낸 뒤 의견이 담긴 파일이 돌아와서, 그 파일은 온 이름 그대로 「받은 것」에 두고 의견을 반영한 판은 v3으로 새로 만든 모양입니다.
폴더 이름도 날짜 여섯 자리로 시작하면 이름순으로 늘어놓기만 해도 건을 시작한 순서가 됩니다. 보낸 파일을 「보낸 것」 폴더로 따로 옮기지 않는 건, 이름의 마지막 칸이 이미 그 구분을 해 주기 때문입니다. 폴더를 여러 겹으로 나눌수록 파일 하나 찾는 데 눌러야 하는 곳이 늘어납니다.
이름에 보낸 곳이 붙어 있지 않으면 어느 판이 나갔는지는 파일을 열어 봐도 나오지 않고, 보낸편지함에서 첨부 파일을 하나씩 대조해야 알 수 있습니다. 보낸 파일만 모아 보고 싶을 때는 탐색기 검색창에 「제출」을 넣어 볼 수 있습니다. 다만 마이크로소프트 안내에 따르면 윈도는 기본 색인 위치(문서·사진·음악 폴더와 바탕 화면)에 있는 파일은 안에 든 글자까지 색인하기 때문에, 이름에 「제출」이 들어간 파일과 함께 본문에 그 말이 들어간 파일도 섞여 나올 수 있습니다. 결과 목록에서 이름을 한 번 더 훑어보세요.
여럿이 한 문서를 돌려 가며 고칠 때
한 문서를 메일로 돌려 가며 여러 사람이 고친다면 번호를 올리는 사람을 한 명으로 정해 두는 편이 덜 꼬입니다. 다른 사람은 고친 파일이나 의견을 정리 담당에게 보내고, 정리 담당은 받은 파일을 「받은 것」 폴더에 넣은 뒤 내용을 옮겨 다음 번호로 저장합니다. 두 사람이 같은 v3을 동시에 고치면 v3이 두 갈래로 생기고, 둘을 합치는 일이 따로 생깁니다. 순서를 정해 한 사람씩 돌리거나, 고칠 곳을 메일 본문에 적어 보내 달라고 부탁하면 그 일을 피할 수 있습니다.
회사가 문서관리 시스템을 써서 파일 이름과 버전을 시스템이 붙이는 곳이라면 이 규칙을 끼워 넣을 자리가 없을 수 있습니다. 그런 곳에서 판을 어떻게 구분하는지는 확인하지 못했습니다.
「수정한 날짜」로 판을 가리지 않습니다
탐색기에 보이는 「수정한 날짜」는 저장할 때마다 그 시각으로 바뀝니다. 옛 판을 참고하려고 열었다가 닫을 때 저장할지 묻는 창에서 무심코 「저장」을 누르면, 그 옛 판이 수정한 날짜순으로 정렬한 폴더에서 가장 최근 판처럼 보이게 됩니다. 이름 맨 앞의 날짜는 이런 일에 흔들리지 않으니, 이름에 넣는 날짜는 그 판을 만든 날로 통일해 두세요.
