지출결의서 양식 무료 다운로드 (한글·엑셀·PDF): 직원이 먼저 낸 돈은 따로 합계

2026년 9월 기준 · 시트랩이 직접 만든 양식입니다

지출결의서는 회사 돈을 쓰기 전에 허락을 받거나, 이미 쓴 돈을 알리고 정산받을 때 올리는 결재 서류입니다. 한 장에 적힌 지출 가운데 어떤 것은 회사 카드로 냈고 어떤 것은 직원이 자기 카드로 먼저 냈다면, 봐야 할 숫자는 둘입니다. 모두 얼마를 썼는지, 그리고 그중 직원에게 돌려줄 돈이 얼마인지입니다.

이 양식은 줄마다 「결제」 칸을 두어 회사 돈과 개인 돈을 나눴습니다. 엑셀에서 결제 칸을 「개인」으로 고른 줄의 금액은 위쪽 「돌려받을 돈」 칸에 따로 모이고, 전체 금액은 「지출 금액」 칸에 채워집니다. 출력해서 쓸 때는 결제 칸의 「회사 · 개인」 가운데 하나에 ○표 합니다.

칸별 쓰는 법

• 구분: 쓰기 전에 허락을 받는 결의면 「지출 전」, 쓴 돈을 정산하는 결의면 「지출 후」에 표시합니다. 지출 전 결의서에는 예상 금액을 적고, 실제 금액이 달라졌을 때 다시 올리는 방법은 회사 규정을 따릅니다.
• 지출 제목: 제목만 보고도 무슨 돈인지 알게 「9월 넷째 주 거래처 방문 교통비」처럼 기간과 목적을 넣습니다.
• 분류: 교통비·소모품비·회의비처럼 회사에서 쓰는 이름을 그대로 적으면 장부에 옮기는 사람이 다시 묻지 않아도 됩니다.
• 결제: 회사 카드나 회사 현금으로 냈으면 「회사」, 직원이 자기 돈이나 개인 카드로 먼저 냈으면 「개인」입니다.
• 증빙·첨부 영수증: 받은 영수증 종류를 적습니다(엑셀은 목록에서 고름). 원본은 결의서 뒤에 붙이고 장 수를 「첨부 영수증」 칸에 적습니다.
• 금액: 부가세까지 실제로 낸 돈, 곧 카드 전표의 결제 금액입니다.
• 입금할 계좌: 돈을 돌려받을 직원이나 아직 돈을 보내지 않은 거래처의 계좌입니다. 회사 카드로만 낸 정산이면 비워 둡니다.

반대로 회사가 직원에게 주는 월급의 내역은 급여명세서에 적습니다.

급여명세서 양식 페이지 보기 →

붙일 영수증은 어떤 것이어야 하나

법인세법 제116조는 법인이 사업과 관련된 모든 거래의 증명서류를 작성하거나 받아서 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하도록 정하고 있습니다. 시행령이 정한 사업자에게 물건이나 서비스를 사고 대가를 낼 때는 신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서 가운데 하나를 받아 보관해야 하고(같은 조 제2항), 한 건 거래금액이 부가세를 포함해 3만 원 이하인 경우 등은 예외입니다(시행령 제158조 제2항). 개인사업자에게는 소득세법 제160조의2와 같은 법 시행령 제208조의2에 같은 네 가지 서류와 3만 원 기준이 있습니다.

이 서류를 받지 않았거나 사실과 다르게 받으면, 비용으로 인정되는 그 금액의 100분의 2를 가산세로 더 냅니다(법인세법 제75조의5, 개인사업자는 소득세법 제81조의6). 3만 원 이하처럼 위 예외에 해당하는 거래에는 붙지 않습니다. 그런 지출을 회사 안에서 어떻게 처리할지(다시 받아 오게 할지, 사유를 적게 할지)는 회사 규정이니 쓰기 전에 회계 담당에게 물어 두세요.

채운 예시

아래는 가상의 예시입니다. ○○상사 영업지원팀 직원이 한 주 동안 쓴 돈을 정산하는 경우이고, 내려받은 엑셀 파일의 두 번째 시트가 이 예시입니다.

지출 금액은 110,800원이고, 결제 칸이 「개인」인 세 줄을 더한 72,300원이 「돌려받을 돈」에 나옵니다. 회의 다과 38,500원은 회사 카드로 이미 나간 돈이라 여기에 들어가지 않습니다. 3만 원이 넘는 두 건(다과, 토너)은 카드로 결제해 카드 전표가 있습니다.

양식 내려받기

한글 파일은 칸에 바로 입력할 때, 엑셀은 합계와 돌려받을 돈을 자동으로 낼 때, PDF는 출력해서 손으로 쓸 때 쓰시면 됩니다. 결재 칸 이름과 분류 목록을 우리 회사 방식에 맞춘 엑셀이 필요하면 카카오톡 「시트랩」 채널로 물어보세요. 카카오톡 채널 시트랩